Die Angebotsöffnung: Wie sie abläuft und warum Sie dabei sein sollten

On 26. Juli 2012, in Angebot erstellen, Vergaberecht, by Dr. Michael Breitenfeld / Mag. Robert Ertl

Ist die Teilnahme an einer Ausschreibung für Sie als Bieter erlaubt, sollten Sie unbedingt dabei sein!

  • Sie stellen sicher, dass Ihr Angebot nicht durch Verlesungsfehler ungerechtfertigterweise ausgeschieden wird
  • Sie erhalten Informationen über die Angebote Ihrer Mitbewerber

Die folgende Checkliste zeigt Ihnen, wie die Angebotsöffnung abläuft und was das für Sie als Bieter bedeutet. Die Checkliste können Sie auch bequem als pdf-Datei downloaden bzw. ausdrucken: Checklist Angebotsöffnung

 

1. Angebotsöffnung

 

1.1. Kommission

 

Die Angebotsöffnung hat durch eine Kommission zu erfolgen, die aus mindestens zwei sachkundigen Vertretern des Auftraggebers besteht. Wenn die Bieter von der Teilnahme an der Angebotsöffnung ausgeschlossen sind, hat die Kommission aus drei sachkundigen Vertretern des Auftraggebers zu bestehen.

 

1.2 Überprüfung der Anwesenden

 

Bieter bzw. deren bevollmächtigte Vertreter dürfen anwesend sein, sowie die Mitglieder der Kommission und allfällige Hilfsorgane (zB Schreibkräfte etc).

WICHTIG: Im Protokoll ist festzuhalten, wer bei der Angebotsöffnung anwesend ist. Die anwesenden Bieter bzw. deren Vertreter sollen unbedingt
das Protokoll unterschreiben!

 

1.3 Überprüfung der Unversehrtheit und Rechtzeitigkeit des Einlangens der Angebote

 

In weiterer Folge ist zu überprüfen, ob die Angebote ungeöffnet sind; sind die Angebote geöffnet, so ist dies in der Niederschrift jedenfalls zu vermerken.

Ferner ist zu prüfen, ob die Angebote vor Ablauf der Angebotsfrist eingelangt sind. Angebote, die zu spät eingelangt sind, dürfen grundsätzlich nicht geöffnet werden; sie sind vielmehr als verspätet eingelangte Angebote zu kennzeichnen und ungeöffnet zu belassen. Lediglich wenn zur Feststellung der Bieterdaten eine Öffnung erforderlich ist, ist der Auftraggeber hierzu berechtigt.

 

1.4 Öffnung der Angebote

 

Sofern festgestellt wurde, dass die Angebote vor Ablauf der Angebotsfrist eingelangt sind, sind sie zu öffnen. Die geöffneten Angebote sind in der Reihenfolge, in der sie in das Einlangensverzeichnis eingetragen wurden, mit fortlaufenden Nummern zu versehen.

 

1.5 Angebotsfertigung

 

In einem weiteren Schritt ist festzustellen, ob das Angebot unterfertigt ist. Da während der Angebotsöffnung keine Angebotsprüfung stattfinden darf, ist insbesondere nicht zu prüfen, ob das Angebot die in den Ausschreibungsunterlagen geforderte Form der Unterfertigung aufweist. Dies hat erst bei Angebotsprüfung zu erfolgen.

 

1.6 Feststellen der Angebotsteile und Prüfung der Vollständigkeit des Angebotes

 

Es ist die Zahl der Angebotsteile festzustellen und zu prüfen, ob alle mit der Abgabe des Angebotes verlangten Unterlagen diesem angeschlossen sind. Sofern Angebotsteile (oder auch nur einzelne Seiten) fehlen, ist dies in der Niederschrift zu vermerken.

 

1.7 Aus den Angeboten (und zwar auch aus Alternativangeboten) ist zu verlesen:

 

  • Name und Geschäftssitz des Bieters
  • Preis: Es ist der Gesamtpreis (Summe der Positionspreise unter Berücksichtigung allfälliger Nachlässe oder Aufschläge, exkl Ust) oder der
    Angebotspreis (Gesamtpreis inkl Ust) unter Angabe des Ausmaßes allfälliger Nachlässe oder Aufschläge zu verlesen; Wichtig: Verlesung der Preise auch bei Alternativangeboten und Varianten; bei Zulässigkeit von Teilangeboten auch Verlesung von Teilgesamtpreis oder Teilangebotspreis!
  • Sonstige wesentliche Erklärungen
  • Sonstige im Hinblick auf andere Zuschlagskriterien als dem Preis relevante in Zahlen ausgedrückte Bieterangaben, deren sofortige Verlesung möglich und zumutbar ist und in den Ausschreibungsunterlagen angekündigt wurde.

Ferner dürfen aus Schreiben der Bieter, mit welchen einzelne Preise oder der Gesamtpreis des Angebotes abgeändert werden, nur die geänderten Einheits- oder Positionspreise sowie der geänderte Gesamtpreis oder Angebotspreis bekannt gegeben werden. Andere Angaben dürfen den Bietern nicht zur Kenntnis gebracht werden. Wenn auf Grund der Vielzahl der Preise ein Verlesen derselben untunlich wäre, so sind den Bietern, die dies beantragen, die Preise binnen drei Arbeitstagen nachweislich bekannt zu geben.

 

2. Kennzeichnung der Angebote

 

Die Angebote einschließlich aller Begleitschreiben und Beilagen sind während der Angebotsöffnung so zu kennzeichnen, dass ein nachträglicher Austausch von Angebotsteilen feststellbar ist (zB durch Lochung).

 

3. Niederschrift

 

3.1 Inhalt der Niederschrift

 

Über die Angebotsöffnung ist eine Niederschrift zu erstellen, welche folgendes zu enthalten hat:

  • Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende der Angebotsöffnung;
  • Geschäftszahl, Gegenstand und Hinweis auf die Art des Vergabeverfahrens; im vorliegenden Vergabeverfahren sind daher folgende Angaben
    in die Niederschrift aufzunehmen:
    – eine allfällige interne Geschäftszahl, die beim Auftraggeber festgelegt worden ist;
    – den Vermerk, wie das Vergabeverfahren konkret bezeichnet wird;
    – den Hinweis, dass es sich um ein offenes Verfahren / nicht offenes Verfahren handelt.
  • Namen aller Anwesenden;
  • zwingend verlangte, aber nicht vorhandene Beilagen; und
  • Vermerke über offensichtliche Angebotsmängel.

 

3.2 Fertigung der Niederschrift

 

Die Niederschrift ist von allen Mitgliedern der Kommission zu unterfertigen. Bietern, die zur Teilnahme an der Angebotsöffnung berechtigt waren, ist auf Verlangen eine Kopie der Niederschrift auszufolgen.

 

4. Tipp

 

Bieter sollten jedenfalls (soweit zulässig) an der Angebotsöffnung teilnehmen. Durch die Teilnahme kann einerseits sichergestellt werden, dass bei dem eigenen Angebot kein (Verlesungs-)Fehler unterläuft, welcher zu einem Ausscheiden des Angebots führt. Andererseits erhält der Bieter Informationen über das Angebot und uU allfällige Mängel der Angebote der Konkurrenz.

 

“Im Dschungel der Eignungsnachweise” – Teil 3

On 11. April 2012, in Angebot erstellen, Vergaberecht, by Mag. Florian Schönthal-Guttmann

Ersatz für fehlende Eignungskriterien

 

Es wird vorkommen, dass Ihr Unternehmen die geforderten Eignungsnachweise nicht erfüllt. Ein Grund, die Ausschreibung abzuhaken? Mitnichten!

Während Nachweise zur Zuverlässigkeit (wie z.B. einschlägige Verurteilungen oder Zahlungsrückstände gegenüber dem Sozialversicherungsträger) von jedem Beteiligten der Ausschreibung erfüllt und nachgewiesen werden müssen, können andere Kriterien – insbesondere der Leistungsfähigkeit – durch Dritte ergänzt (substituiert) werden: „Fehlt“ dem Informationstechniker die Befugnis zur Vornahme von Trockenbauarbeiten, zieht er im Angebot oder in der Teilnahmeunterlage einen geeigneten und befugten Trockenbaumeister hinzu. Fehlen EUR 50.000,– zum geforderten durchschnittlichen Jahresumsatz, können diese mit dem Umsatz eines leistungsfähigen Kooperationspartners ergänzt werden. Der Auftraggeber muss die Umsätze dann addieren.

Tabelle III.1: Substituierung von Nachweisen
BereichRegelung BVergGKann Auftraggeber andere Nachweise verlangen?Darf der Bewerber substituieren?
Zuverlässigkeit§ 72 BVergGSehr eingeschränktNein
Befugnis§ 71 BVergGNeinJa
Finanzielle Leistungsfähigkeit§ 74 BVergGJaJa
Technische Leistungsfähigkeit§ 75 BVergGNein, er darf die vorgesehenen Kriterien aber konkretisierenJa

Einzige Voraussetzung: Der Bieter muss den Nachweis erbringen, dass ihm die für die Ausführung des Auftrages erforderlichen Mittel des / der anderen Unternehmen im erforderlichen Ausmaß auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Üblicherweise sorgt der Auftraggeber schon in seiner Ausschreibungsunterlage dafür, dass Bieter dies – z.B. durch Vorlage einer unterfertigten Verfügbarkeiterklärung oder Beilage eines verbindlichen Angebots des betreffenden Unternehmens – mit dem Angebot nachweisen müssen. Macht er das nicht, ist es ratsam, dass der Bieter dies aus eigener Initiative vornimmt.

 

Muster Verfügbarkeitserklärung

< Name und Anschrift >
< Name zeichnungsberechtigter Vertreter >
< Kontaktangaben >

Betreff: Verfügbarkeitserklärung

Ich erkläre hiermit, dem Bieter < Name und Anschrift > im Rahmen der Ausschreibung < Name > im Fall der Beauftragung für die Laufzeit des Vertrages im angebotenen Ausmaß zur Verfügung zu stehen und dass die zum Nachweis der Eignung angegebenen Mittel und Ressourcen vorhanden sind.

Für den Fall der Substituierung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zusätzlich anzugeben:

Ich  verpflichte mich, für den Fall der Substituierung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Bieters, die solidarische Haftung für jedwede finanzielle Ansprüche des Auftraggebers gegenüber dem Bieter als zukünftigem Auftragnehmer aus dem ggs. Auftrag zu übernehmen und in diesem Zusammenhang auf jegliche Einreden und Einwendungen zu verzichten.

Zum Zeichen meines (unseres) Einverständnisses zeichne(n) ich (wir) rechtsgültig wie folgt:

………………………………                …………………………………………………………………………
< Ort, Datum >                                  < Rechtsgültige Fertigung & Stampiglie >

 

Eignungsnachweis durch Eigenerklärung

 

Grundsätzlich sollte die Eignung genau so nachgewiesen werden, wie es der Auftraggeber in seinen Unterlagen festgelegt hat. Bei kleineren Auftragswerten (ab Inkrafttreten des BVergG 2012 für den gesamten Unterschwellenbereich, also nur national bekannt gemachten Vergaben), muss der Bieter seine Eignung grundsätzlich aber nur durch Abgabe einer sogenannten Eigenerklärung nachweisen können. Mit dieser bestätigt das Unternehmen, dass es die geforderten Kriterien erfüllt. Eine rechtskonforme Eigenerklärung muss zumindest wie folgt aussehen:

Eigenerklärung zum Eignungsnachweis

„Ich, … < Name des Unternehmens >, erkläre, die in der Ausschreibung < Name Auftraggeber, Ausschreibung > festgelegten Eignungskriterien zu erfüllen und die festgelegten Nachweise auf Aufforderung unverzüglich beibringen zu können.
Ich verfüge über folgende Befugnis(se): < Angabe Befugnisse >

 

Aber Achtung: Die „echten“ Nachweise müssen gegebenenfalls auf Aufforderung des Auftraggebers binnen kürzester Frist nachgereicht werden können. Im Oberschwellenbereich (das sind Vergaben, die EU-weit bekannt gemacht werden müssen), ist der Auftraggeber sogar dazu verpflichtet, wenn Sie als Bestbieter ermittelt werden. Im Ergebnis ist es also ratsam, die Nachweise zumindest „abrufbereit“ zu halten.

Mängel beim Eignungsnachweis

 

Wenn Ihnen ein Fehler beim Nachweis der Eignung unterlaufen ist, heißt das nicht zwingend, dass Sie nicht mehr an der Ausschreibung teilnehmen können. Das BVergG regelt nicht nur Pflichten für Auftraggeber sondern auch Rechte für Bieter:

  • Wenn Sie über die geforderte Eignung verfügen und Ihnen „nur“ einen Nachweisfehler unterlaufen ist, können Sie diesen beheben (siehe auch Kapitel I)
  • Der Auftraggeber muss Ihnen vor einem Ausschluss bekannt geben, warum er Sie ausschließen will und …
  • … Ihnen Gelegenheit zur Stellungnahme bzw. Aufklärung, ggf. auch zur Behebung geben, wenn diese möglich ist
  • Können Sie einen verlangten Nachweis aus einem „berechtigten Grund“ nicht beibringen, geben Sie im Angebot oder der Bewerbungsunterlage den Grund an und versuchen Sie, das Vorliegen der Eignung durch einen anderen geeigneten Nachweis zu belegen

Grundsätzlich ist auch zu beachten, dass der Wegfall der Eignung nach den oben angeführten Zeitpunkten, z.B. durch das Ausscheiden eines Subunternehmers, den man zum Nachweis der Befugnis benötigt, zum Ausscheiden des Bieters führt!

„Im Dschungel der Eignungsnachweise“ – Teil 2

On 28. März 2012, in Angebot erstellen, Vergaberecht, by Mag. Florian Schönthal-Guttmann

Festlegung der Eignung

 

Vorab ist festzuhalten, dass es Vergabeverfahren gibt, in welchen der Auftraggeber überhaupt keine formelle Eignungsprüfung vornimmt. So in der Regel bei der Beauftragung durch eine Direktvergabe oder in Verfahren ohne Bekanntmachung, weil er z.B. Kenntnis vom Bestehen der Eignung und Leistungsfähigkeit hat. Da gibt es dann natürlich auch keine Festlegungen.

In formal geführten Vergabeverfahren ist die Festlegung von Eignungskriterien und deren Nachweis die Regel. Der Auftraggeber hat dabei zwar einen relativ großen Spielraum. Dies aber nur in gewissen Grenzen:

  • Gemeinsam ist allen Kriterien, dass sie zwar einen Bezug zum Auftrag haben dürfen (sonst könnte man z.B. keine auftragsbezogenen Referenzen einfordern), sich aber ansonsten primär auf das Unternehmen und seine Performance beziehen müssen und nicht auf qualitative oder wirtschaftliche Aspekte der Abwicklung der Leistung (z.B. Einforderung und Beurteilung von Listenpreisen). Das wird dann im Rahmen der Angebotsbewertung gemacht.
  • Darüber hinaus darf die Eignung nur insoweit eingefordert werden, als dies durch den konkreten Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist. Das ist natürlich nicht immer leicht festzumachen. Aber eine nicht gerechtfertigte, überzogene Festlegung von Eignungskriterien kann rechtswidrig sein! Bei der Festlegung des nachzuweisenden Jahresumsatzes im Rahmen eines Bauauftrags kann ein Auftraggeber z.B. das 3 – 5fache des Auftragswertes verlangen.
  • Außerdem müssen Eignungskriterien als K.O. – Kriterien grundsätzlich  messbar definiert sein und konkrete Anforderungen und Grenzen aufweisen (z.B. Mindestumsatzzahl, Anzahl der nachzuweisenden Referenzen usw.). Eine „Referenzliste“ ist kein messbares Kriterium, sondern eben nur eine Liste.

Eine gute erste Übersicht, was Auftraggeber als Eignungsnachweisen einfordern können, bietet das Bundesvergabegesetz selbst. Es führt in den §§70 ff an, welche Kriterien es gibt und wie diese grundsätzlich nachgewiesen werden müssen:

Tabelle II.1: Eignungskategorien
KategoriePrüfbereichMögliche Kriterien / NachweiseAnmerkung
Technische LeistungsfähigkeitTechnische MindestanforderungenReferenzen, Ausbildungsnachweise, technische Ausrüstung etc.Zum Teil nach Leistungskategorie (Bau, Lieferung, Dienstleistung) unterschiedlich
Finanzielle & wirtschaftliche LeistungsfähigkeitWirtschaftliche MindestanforderungenUmsatz, Bonitätsauskunft, Berufshaftpflichtversicherung etc.
BefugnisBerechtigung zur GewerbeausübungIn der Regel Auszug aus dem GewerberegisterBeachten Sie insbesondere die Bestimmungen der GewO zur Ausübung von Nebenrechten!
Zuverlässigkeit(Nicht)vorliegen von AusschlussgründenKontoauszuges Sozialversicherungsanstalt, letztgültige Rückstandsbescheinigung gemäß § 229a Bundesabgabenordnung (BAO)Der Auftraggeber darf keine Ausschlussgründe festlegen, die über die gesetzlich angeführten hinausgehen!

 

Zeit & Eignung

 

Das Bundesvergabegesetz bestimmt genau, wann die Eignung im Lauf eines Vergabeverfahrens spätestens vorliegen muss:

Tabelle II.2: Zeitpunkt für das Vorliegen der geforderten Eignung
DirektvergabeVertragsabschluss
Offenes VerfahrenAngebotsöffnung
Nicht offenes Verfahren & VerhandlungsverfahrenAufforderung Angebotsabgabe
ACHTUNG: Änderungen durch BVergG – Novelle 2012:
Werden das nicht offene bzw. der Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung gewählt, muss die Eignung ebenfalls erst zum Zeitpunkt der Angebotsöffnung vorliegen.

Das alles scheint auf den ersten Blick keine große Rolle zu spielen. Aber eben nur auf den  ersten Blick: Die o.a. Tabelle veranschaulicht, wann nach dem BVergG die Eignung spätestens vorliegen muss, nicht wann sie nachzuweisen ist. Das bedeutet:

  1. Dass man aufpassen muss, dass alle vorgelegte Nachweise mit einem Datum versehen sind, das vor diesem Zeitpunkt liegt.
  2. Ein Mangel im Eignungsnachweis behebbar ist, sofern die Eignung tatsächlich schon zum geforderten Zeitpunkt bestanden hat.

Nicht gänzlich klar ist, was es für einen Newcomer, der sein Unternehmen im Jahr 2011 gegründet hat, bedeutet, wenn er im Rahmen einer Ausschreibung im Jahr 2012 Referenzen der letzten drei Jahre nachweisen muss. Viele Ausschreibungen sehen ausdrücklich vor, dass Unternehmer Nachweise nur für den Zeitraum seit ihrer Gründung nachweisen müssen. Findet man keine derartige Passage, heißt es aufpassen: Folgt man Teilen der Judikatur und Literatur, hat der Auftraggeber das Recht, solche Bieter auszuscheiden, da sie ja streng genommen die geforderte Eignung nicht erfüllen. In solchen Fällen sollte man rechtzeitig beim Auftraggeber nachfragen, oder einen Kooperationspartner suchen, der diese Voraussetzung ergänzt. (Mehr dazu in Teil 3 dieser Artikelserie, der in ca. 2 Wochen hier erscheint).

 

Tippkatalog

 

  • Wenn Sie im Vorfeld der Ausschreibung Kontakt mit dem Auftraggeber haben, machen sie ihn als Kleinunternehmer darauf aufmerksam, dass er mit zu hohen Hürden bei den Eignungskriterien den Wettbewerb zu seinem eigenen Nachteil einschränkt und damit regionale und KMU-freundliche Teilnahmen erschwert.
  • Prüfen sie im Zweifel die Zulässigkeit eines konkreten Kriteriums anhand des BVergG [siehe o.a. Tabellen] bzw. Auftragsgegenstandes. Ist das Kriterium unternehmensbezogen? Steht es in Relation zur Größe des Auftrags?
  • Stellen Sie rechtzeitig eine konkrete Anfrage oder regen Sie ggf. eine Berichtigung des betreffenden Eignungskriteriums an. Nicht jedem Auftraggeber ist bewusst, welche Folgen eine rechtswidrige Festlegung haben kann.
  • Beachten Sie, dass Sie insbesondere Kriterien der technischen und finanziellen Leistungsfähigkeit durch die Beiziehung verfügbarer Partner substituieren können – mehr dazu  in Teil III).

Wie die EU Kommission am 21. März 2012 in einer Presseerklärung mitgeteilt hat, möchte sie die „Öffnung der öffentlichen Beschaffungsmärkte weltweit fördern und einen fairen Zugang europäischer Unternehmen zu diesen Märkten gewährleisten“.

Laut EU Kommission haben öffentliche Aufträge weltweit ein Volumen von etwa 1 Billion Euro pro Jahr und damit enorme Auswirkungen auf die Weltwirtschaft. Während der öffentliche Beschaffungsmarkt der EU weitgehend offen für Unternehmen aus Drittländern sei, sei dies umgekehrt oft nicht der Fall.

Auch wenn es vermutlich ein langer und steiniger Weg bis zur Erreichung einer adäquaten Chancengleichheit ist, ist diese Initiative jedenfalls zu begrüßen, da sie vor allem technologiestarken Unternehmen neue Absatzmärkte eröffnet.

Die Pressemitteilung der EU Kommission finden Sie hier.

„Im Dschungel der Eignungsnachweise“ – Teil 1

On 12. März 2012, in Angebot erstellen, Vergaberecht, by Mag. Florian Schönthal-Guttmann

Der Auftraggeber fordert bei der Ausschreibung eines kleineren Auftrags EUR 500.000,– durchschnittlichen Jahresumsatz. Ja darf er denn das?! Außerdem gibt es meine Firma erst seit 2 Jahren! Und was ist bitte eine Strafregisterbescheinigung? Und wo kriege ich das zeitgerecht her?

Solche und ähnliche Fragen behandeln wir in der 3-teiligen Reihe „Im Dschungel der Eignungsnachweise“.

 

„§19 Abs.1 BVergG: Die Vergabe hat an befugte, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmer zu angemessenen Preisen zu erfolgen“

Dieser programmatisch formulierte Satz zieht eine beachtliche Kette an Regelungen und Anforderungen nach sich, die im Folgenden erklärt werden:

 

Systematische Einordnung & Funktion

 

Tabelle 1.1: §§-Verweis: Eignung im BVergG
§§ 68 – 78 BVergG 2006 in der Fassung 2011

Laut Bundesvergabegesetz sind Eignungskriterien die vom Auftraggeber festgelegten, nicht diskriminierenden, auf den Leistungsinhalt abgestimmten Mindestanforderungen an den Bewerber oder Bieter.

Anhand der Eignungskriterien prüft der Auftraggeber, ob ein Bewerber oder Bieter überhaupt die Befugnis, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzt, die zur Abwicklung des Auftrags erforderlich ist. Das kann er nicht nur, dazu ist er – zumindest ab dem Erreichen bestimmter Schwellenwerte verpflichtet. Denn das Vergaberecht legt fest, dass grundsätzlich – und das heißt wirklich in den allermeisten Fällen – nur geeignete Unternehmen mit einem öffentlichen Auftrag bedacht werden dürfen. Und das sind Bewerber, die die festgelegten Eignungskriterien zu 100% im Sinne von JA oder NEIN erfüllen.

Tabelle 1.2: Eignungskriterien Leistungsfähigkeit
Eignungsbereich§ BVergGKann AG andere Nachweise verlangen?
Technische Leistungsfähigkeit§ 75 BVergGNEIN
Finanzielle Leistungsfähigkeit§ 74 BVergGJA

 

Von den Eignungskriterien abzugrenzen sind die „Zuschlagskriterien“. Dies sind – im Gegensatz zu den Unternehmensbezogenen Eignungskriterien, mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängenden Kriterien, nach welchen das technisch und wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt wird, wie zB Qualität, Preis, technischer Wert, Ästhetik, Zweckmäßigkeit, Umwelteigenschaften.

Tabelle 1.3: Rechtshinweis: 3 Grundsätze zur Abgrenzung von Eignungs- und Zuschlagskriterien
Das Vergaberecht legt Wert auf eine strenge Trennung von Eignungskriterien und Zuschlagskriterien in einer Ausschreibung. Das bedeutet - egal, um welche Verfahrensart es sich auch handeln mag:
1. Auftraggeber dürfen grundsätzlich keine primär leistungs- bzw. produktbezogenen Eignungskriterien (z.B. zu erwartende Qualität der Leistungsumsetzung) sowie umgekehrt …
2. … keine unternehmensbezogenen Zuschlagskriterien (z.B. Qualifikation des Personals) festlegen
3. und Eignungskriterien nicht nochmals als Zuschlagskriterien einsetzen (z.B. „Berufserfahrung Schlüsselpersonal“ - sog. „Doppelverwertungsverbot“).

 

In 2-stufigen Verfahren tauchen auch sog. Auswahlkriterien auf. Sie dienen dazu, die besten Unternehmen auf der 1. Stufe des Verfahrens auszuwählen, die dann in der 2. Stufe zur Angebotslegung eingeladen werden. Sie sind zwar unternehmensbezogen, dienen aber einer Bewertung im Sinne von BESSER / SCHLECHTER als. Der Auftraggeber ist hier sehr frei zu bestimmen, wie und anhand welcher Kriterien er die besten Bewerber auswählen will, etwa durch: die Anzahl von Referenzprojekten, die Erfahrung des Schlüsselpersonals der Anteil des branchenspezifischen Umsatzes usw.

 

In der Ausschreibung

 

In einstufigen Verfahren (z.B. offenes Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung) finden sich die Anforderungen zur Eignung entweder direkt im Bekanntmachungstext oder in der Ausschreibungsunterlage. Je nach Auftragstypus und Kriterium können diese in immer wieder ähnlicher Form auftauchen und standardisiert sein oder aber – v.a. bei der Vergabe von komplexeren Aufträgen oder geistigen Dienstleistungen – sehr spezifisch ausformuliert sein. Man darf sich auch vom äußeren Anschein einer Regelung nicht täuschen lassen – kompliziert Formuliertes kann einfach nachzuweisen ein, eine kurze Passage dagegen viel Aufwand verursachen.

Die u.a recht komplex formulierte Passage zum Nachweis der Berechtigung zur Leistungsausübung kann in der Regel ganz einfach durch den Nachweis eines aktuellen Gewerberegisterauszugs zu erbringen sein:

Anforderung Gewerberegisterauszug

Ganz anders können sich dann schon Regelungen und Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit darstellen, wenn es etwa um Referenzen – hier z.B. im Rahmen einer Informationskampagne – geht:

Referenzen als Eignungsnachweis für Ausschreibungen

Was in diesem Beispiel mit einer Nennung von Muss-Kriterien für Referenzprojekte beginnt, führt im konkreten Fall über eine Textlänge von mehr als 2 A4 Seiten(!). Hier gilt es, die Anforderungen genau zu lesen und umzusetzen.

Manchmal können sich auch recht ungewöhnliche Anforderungen in Eignungskriterien verstecken, so z.B. die Anforderung einer Strafregisterauszugs, oder Fotografien der zu liefernden Erzeugnisse. Aus dem privatwirtschaftlichen Bereich bekannter sind da schon Qualitätssicherungsnormen und Normen für Umweltmanagement oder Qualitätsbescheinigungen für Produkte.

Checkliste Angebotserstellung

On 31. Januar 2012, in Angebot erstellen, Vergaberecht, by Dr. Michael Breitenfeld / Mag. Robert Ertl

1. Allgemeines

 

1.1 Vergabeverfahren sind formalistisch. Nachträgliche Änderungen von Angeboten (mit Ausnahme im Verhandlungsverfahren) sind nicht zulässig; geforderte Unterlagen können ebenfalls nur in eingeschränktem Maß nachgereicht werden, sollten diese im Angebot fehlen.

1.2 In der Praxis führen oft geringfügige Fehler bei der Angebotserstellung zum Ausscheiden eines Angebotes. Vor diesem Hintergrund ist es wesentlich, Angebote im Vergabeverfahren besonders sorgfältig zu erstellen und insbesondere bei Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen von der Möglichkeit Gebrauch zu machen, an den Auftraggeber Fragen zu stellen.

 

2. Was ist bei der Erstellung von Angeboten zu beachten

 

2.1 Genaue Durchsicht der Ausschreibungsunterlagen

 

Die Ausschreibungsunterlagen sollten möglichst frühzeitig durchgesehen werden und insbesondere folgende Punkte geprüft werden:

Auftragsart / Verfahrensart

  • Liegt ein Auftrag im OSW oder USW vor?
  • Verfahrensart
  • Welches Verfahren wurde gewählt? Erfolgte eine Bekanntmachung, wenn ja, wo und wann ist die Bekanntmachung erfolgt?

Fristen

  • Teilnahmefrist (im nicht offenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren)
  • Angebotsfrist
  • Angebotsöffnung (gibt es nicht im Verhandlungsverfahren!): Hinweis: Es sollte an der Angebotsöffnung ein Vertreter teilnehmen, um einerseits allfällige Verlesungsfehler aufzeigen und verhindern zu können und andererseits um zu sehen, wie die Konkurrenz liegt)
  • Fristen für den Eingang von Fragen an den Auftraggeber

Nachweise zur Eignungsprüfung / zur Bewerberauswahl

  • Welche Unterlagen müssen vorgelegt werden? Wie alt dürfen diese Unterlagen sein? Sind die im Unternehmen vorliegenden Unterlagen und Nachweise dazu noch aktuell?
  • Sind die geforderten Nachweise diskriminierend festgelegt (kommt oft bei Referenzen vor)?

Zuschlagskriterien

  • Sind diese klar und eindeutig festgelegt?
  • Sind die Zuschlagskriterien gewichtet?
  • Ist nachvollziehbar, was zu einer besseren und was zu einer schlechteren Bewertung führt?

Subunternehmer

  • Beabsichtigen Sie Subunternehmer einzusetzen? Wenn ja: Welche Regelungen hat der Auftraggeber dazu getroffen? Gibt es Einschränkungen? Wenn ja, sind diese zulässig?
  • Welche Nachweise sind für die Subunternehmer zu erbringen?

Bietergemeinschaft

  • Beabsichtigen Sie als Bietergemeinschaft anzubieten? Welche Regelungen hat der Auftraggeber getroffen? Gibt es Einschränkungen? Wenn ja, sind diese zulässig?
  • Welche Nachweise sind von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft zu erbringen?
  • Ist ein federführender Partner anzugeben?

Angebotsunterfertigung

  • Welche Anforderungen werden an die Angebotsunterfertigung gestellt? Müssen Vollmachten vorgelegt werden für den Fall, dass nicht firmenbuchmäßig gefertigt wird?

Leistungsverzeichnis

  • Ist das LV vollständig?
  • Gibt es diskriminierende Anforderungen?
  • Gibt es Widersprüche?

Vertragsbestimmungen

  • Sind die Vertragsbestimmungen vollständig?
  • Gibt es Widersprüche?
  • Gibt es irgendwo unkalkulierbare Risken?

Alternativangebote

  • Sind Alternativangebote zulässig?
  • Wenn ja: Welche Mindestanforderungen müssen von den Alternativangeboten erfüllt werden, welche Nachweise für die Gleichwertigkeit erbracht werden?

 

2.2 Fragen an den Auftraggeber

 

Bieter haben die Möglichkeit, an den Auftraggeber Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen zu stellen. Grundsätzlich hat der Auftraggeber diese auch unverzüglich, längstens jedoch 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, bei nicht offenen Verfahren oder beschleunigten Verhandlungsverfahren bis längstens 4 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, zu beantworten.

Festzuhalten ist, dass sehr oft in Ausschreibungsunterlagen Regelungen enthalten sind, bis zu welchem Termin allfällige Fragen beim Auftraggeber spätestens einlangen müssen, um noch beantwortet zu werden.

WICHTIG: Der Auftraggeber ist dazu verpflichtet, alle Bieter gleich zu behandeln. Erteilt er daher auf gestellte Fragen Antworten, so sind diese allen Bietern in gleicher Weise zur Verfügung zu stellen (ohne dass ein Rückschluss auf den die Fragen stellenden Bieter möglich ist).

 

2.3 Vergaberechtswidrige Ausschreibungsbestimmungen

 

Enthalten Ausschreibungsunterlagen (vergabe-)rechtswidrige Bestimmungen und nimmt der Auftraggeber keine Berichtigung vor, so kann ein Bieter die Ausschreibungsunterlagen mittels Nachprüfungsantrag bekämpfen. Dies ist allerdings nicht zeitlich unbegrenzt möglich. Für den „Bundesbereich“ sieht das BVergG dazu eine so genannte Präklusionsfrist vor, die in § 321 Abs 4 BVergG geregelt ist.

Grundsätzlich gilt, dass Ausschreibungsunterlagen bis 7 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist bekämpft werden können, wenn die Angebotsfrist mehr als 17 Tage beträgt. Wurden die Ausschreibungsunterlagen auf brieflichem Weg übermittelt, tritt die Verlängerung der Nachprüfungsfrist erst ein, wenn die Angebotsfrist mehr als 22 Tage beträgt.

WICHTIG: Sind die Ausschreibungsunterlagen nicht bekämpft worden, so sind diese verbindlich. Sowohl Auftraggeber als auch Bieter haben diese einzuhalten und zwar (grundsätzlich) auch dann, wenn diese an sich rechtswidrig sind.

 

2.4 Angebote haben den Ausschreibungsbestimmungen zu entsprechen

 

Die Angebote müssen vollständig sein und dürfen den Ausschreibungsunterlagen nicht widersprechen.

Beachten: Abweichungen von Ausschreibungsunterlagen sind nur im Rahmen von Alternativangeboten zulässig. Sehr häufig werden jedoch rechtliche und wirtschaftliche Alternativangebote ausgeschlossen. Damit ist nur eine Abweichung in technischer Hinsicht und nur im Rahmen der Vorgaben in den Ausschreibungsunterlagen möglich (beachten: Mindestanforderungen und Nachweis der Gleichwertigkeit der Leistung!). Geringfügige technische Abweichungen sind im Rahmen so genannter Abänderungsangebote zulässig, sofern diese nicht ausdrücklich ausgeschlossen sind (beachten: hier kann der Auftraggeber auch bei Zulässigkeit der Abänderungsangebote Einschränkungen etwa auf gewisse Positionen treffen).

 

2.5 Einhalten der Angebotsfrist

 

Angebote sind innerhalb der Angebotsfrist bei der in der Bekanntmachung bzw. in den Ausschreibungsunterlagen angegebenen Stelle in einem verschlossenen Kuvert einzureichen.

WICHTIG: Verspätet eingereichte Angebote werden nicht weiter berücksichtigt!

 

Download der Checklist-Angebotserstellung

Aufträge von öffentlichen Auftraggebern sind ein wichtiger Wirtschaftsfaktor,  Aufträge in Höhe von 4 Mrd. Euro werden pro Jahr vergeben. Bei Überschreiten eines gewissen Schwellenwerts (siehe unten) muss der Bedarf vorab öffentlich publik gemacht werden. Wenn Sie sich entschlossen haben auch davon zu profitieren und an Ausschreibungen teilzunehmen, beginnt nun als erster Schritt die Suche nach den für Ihr Unternehmen passenden Ausschreibungen.

 

Was ist eine Ausschreibung:

 

Gemäß §2 Z 10 des Bundesvergabegesetzes ist eine Ausschreibung „die an eine bestimmte oder unbestimmte Zahl von Unternehmern gerichtete Erklärung des Auftraggebers, in der er festlegt, welche Leistung er zu welchen Bestimmungen erhalten möchte“. Im Regelfall des sogenannten „offenen Verfahrens“ werden im Rahmen der Ausschreibungs-bekanntmachung die wichtigsten Eckpunkte des Auftragsgegenstands bzw. des Verfahrens veröffentlicht, während die Details (wie z.B. das Leistungsverzeichnis) in den Ausschreibungsunterlagen spezifiziert werden.

 

Wer muss ausschreiben

 

Dies wird im §3 des Bundesvergabegesetzes geregelt und bindet alle öffentlichen Auftraggeber, dies sind vor allem Bund, Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände aber auch andere öffentliche Einrichtungen wie zum Beispiel das Arbeitsmarktservice, Landeskrankenhäuser oder die Wirtschaftskammer.
Neben diesem klassischen Bereich unterliegen auch die sogenannten Sektorenbereiche dem Bundesvergabegesetz, zu diesen zählen Tätigkeiten  wie die Wasser- und Energieversorgung und auch Postdienste.

 

Ab welchen Beträgen muss ausgeschrieben werden

 

Hier gelten jeweils die sogenannten Schwellenwerte, das sind die Wertgrenzen,  ab wann ein Auftrag öffentlich ausgeschrieben werden muss.

 

National

 

Im Rahmen des Konjunkturpaketes vom Mai 2009 wurden die Schwellenwerte gem. BVergG vorübergehend angehoben. Die folgenden Wertgrenzen gelten vorerst bis 31.12.2012:
Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge:  100.000 €
Für Bauaufträge:  1.000.000 €
Das heißt,  wenn der geschätzte Auftragswert die oben genannten Grenzen überschreitet, dann muss ein öffentlicher Auftraggeber diesen Auftrag öffentlich ausschreiben.
In der aktuellen Entwurfsfassung der kommenden Novelle wurden die Schwellenwerte für die klassische Direktvergabe wieder auf 40.000 € bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen reduziert. Dafür  soll ein  neues Verfahren für Auftragswerte zwischen 40.000 € und 100.000 € eingeführt werden. Sobald die neue Fassung feststeht werden wir hier natürlich darüber berichten.

 

EU-weit

 

Ab 01.01.2012 gelten folgende Schwellenwerte, ab denen nicht nur national sondern auch EU-weit ausgeschrieben werden muss:
Für Bauaufträge:  5.000.000 €
Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge:  200.000 €
Für Sektorenauftraggeber bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen:  400.000 €
Für Oberste oder Obere Bundesbehörden sowie vergleichbare Bundeseinrichtungen bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen:  130.000 €

 

Wo finde ich Ausschreibungen

 

EU

 

Alle europaweiten Ausschreibungen sind  im Tender Electronic Daily erfasst und können unter http://ted.europa.eu/ aufgerufen werden.

 

Bundesebene

 

Ausschreibungen des Bundes sind im Amtlichen Lieferanzeiger zur Wiener Zeitung veröffentlicht. Dieser kann auch online unter https://www.pep-online.at/CP/WZOnlineSearch.aspx  eingesehen werden.

Daneben veröffentlichen zahlreiche Gesellschaften und Institutionen auf Bundesebene ihre Ausschreibungen mittlerweile elektronisch auf eigenen Plattformen, wie zum Beispiel:
Die Bundesimmobiliengesellschaft
Die Bundesbeschaffung GmbH
Die ÖBB
Die Asfinag

 

Bundesländer

 

Ausschreibungen der Bundesländer werden in den jeweiligen Landesamtsblättern veröffentlicht:
Wien:  Amtsblatt der Stadt Wien
Burgenland: Landesamtsblatt für das Burgenland
Niederösterreich: Amtliche Nachrichten Niederösterreich
Steiermark: Amtsblatt für die Steiermark (Grazer Zeitung)
Kärnten : Amtsblatt des Landes Kärnten (Kärntner Landeszeitung)
Oberösterreich: Amtsblatt für Oberösterreich (Linzer Zeitung)
Salzburg : Amtsblatt der Behörden, Ämter und Gerichte Salzburgs (Salzburger Landes-Zeitung)
Tirol: Amtsblatt der Behörden, Ämter und Gerichte Tirols (Bote für Tirol)
Vorarlberg: Amtsblatt für das Land Vorarlberg

In den meisten Fällen sind die Ausschreibungen auch online abrufbar.

Ähnlich wie auf Bundesebene veröffentlichen auch zahlreiche Gesellschaften und Institutionen auf Landesebene ihre Ausschreibungen auf eigenen Plattformen wie zum Beispiel:
Die Landeskliniken-Holding
Die OÖ Gebietskrankenkasse

Aber auch die Städte und Gemeinden veröffentlichen ihre Ausschreibungen in ihren Amtsblättern und auch immer mehr auf ihren eigenen Websites.

 

 Ausschreibungsdienste

 

Ausschreibungsinformationsdienste  wie zum Beispiel http://www.infodienst-ausschreibungen.at sammeln die Ausschreibungen aus all den verschiedenen Portalen und Medien und stellen sie ihren Mitgliedern zur Verfügung.  Zudem umfassen diese Dienste zumeist eine Erstellung von Suchprofilen nach individuellen Suchkriterien und einen automatisieren E-Mailversand bei relevanten Treffern. Diese kostenpflichtigen Dienste bieten somit einen leichten Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen ohne zeitintensive eigene Recherche in den verschiedensten Quellen.