1. Allgemeines

 

1.1 Vergabeverfahren sind formalistisch. Nachträgliche Änderungen von Angeboten (mit Ausnahme im Verhandlungsverfahren) sind nicht zulässig; geforderte Unterlagen können ebenfalls nur in eingeschränktem Maß nachgereicht werden, sollten diese im Angebot fehlen.

1.2 In der Praxis führen oft geringfügige Fehler bei der Angebotserstellung zum Ausscheiden eines Angebotes. Vor diesem Hintergrund ist es wesentlich, Angebote im Vergabeverfahren besonders sorgfältig zu erstellen und insbesondere bei Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen von der Möglichkeit Gebrauch zu machen, an den Auftraggeber Fragen zu stellen.

 

2. Was ist bei der Erstellung von Angeboten zu beachten

 

2.1 Genaue Durchsicht der Ausschreibungsunterlagen

 

Die Ausschreibungsunterlagen sollten möglichst frühzeitig durchgesehen werden und insbesondere folgende Punkte geprüft werden:

Auftragsart / Verfahrensart

• Liegt ein Auftrag im OSW oder USW vor?
• Verfahrensart
• Welches Verfahren wurde gewählt? Erfolgte eine Bekanntmachung, wenn ja, wo und wann ist die Bekanntmachung erfolgt?

Fristen

• Teilnahmefrist (im nicht offenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren)
• Angebotsfrist
• Angebotsöffnung (gibt es nicht im Verhandlungsverfahren!): Hinweis: Es sollte an der Angebotsöffnung ein Vertreter teilnehmen, um einerseits allfällige Verlesungsfehler aufzeigen und verhindern zu können und andererseits um zu sehen, wie die Konkurrenz liegt)
• Fristen für den Eingang von Fragen an den Auftraggeber

Nachweise zur Eignungsprüfung / zur Bewerberauswahl

• Welche Unterlagen müssen vorgelegt werden? Wie alt dürfen diese Unterlagen sein? Sind die im Unternehmen vorliegenden Unterlagen und Nachweise dazu noch aktuell?
• Sind die geforderten Nachweise diskriminierend festgelegt (kommt oft bei Referenzen vor)?

Zuschlagskriterien

• Sind diese klar und eindeutig festgelegt?
• Sind die Zuschlagskriterien gewichtet?
• Ist nachvollziehbar, was zu einer besseren und was zu einer schlechteren Bewertung führt?

Subunternehmer

• Beabsichtigen Sie Subunternehmer einzusetzen? Wenn ja: Welche Regelungen hat der Auftraggeber dazu getroffen? Gibt es Einschränkungen? Wenn ja, sind diese zulässig?
• Welche Nachweise sind für die Subunternehmer zu erbringen?

Bietergemeinschaft

• Beabsichtigen Sie als Bietergemeinschaft anzubieten? Welche Regelungen hat der Auftraggeber getroffen? Gibt es Einschränkungen? Wenn ja, sind diese zulässig?
• Welche Nachweise sind von den Mitgliedern der Bietergemeinschaft zu erbringen?
• Ist ein federführender Partner anzugeben?

Angebotsunterfertigung

• Welche Anforderungen werden an die Angebotsunterfertigung gestellt? Müssen Vollmachten vorgelegt werden für den Fall, dass nicht firmenbuchmäßig gefertigt wird?

Leistungsverzeichnis

• Ist das LV vollständig?
• Gibt es diskriminierende Anforderungen?
• Gibt es Widersprüche?

Vertragsbestimmungen

• Sind die Vertragsbestimmungen vollständig?
• Gibt es Widersprüche?
• Gibt es irgendwo unkalkulierbare Risken?

Alternativangebote

• Sind Alternativangebote zulässig?
• Wenn ja: Welche Mindestanforderungen müssen von den Alternativangeboten erfüllt werden, welche Nachweise für die Gleichwertigkeit erbracht werden?

 

2.2 Fragen an den Auftraggeber

 

Bieter haben die Möglichkeit, an den Auftraggeber Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen zu stellen. Grundsätzlich hat der Auftraggeber diese auch unverzüglich, längstens jedoch 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, bei nicht offenen Verfahren oder beschleunigten Verhandlungsverfahren bis längstens 4 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, zu beantworten.

Festzuhalten ist, dass sehr oft in Ausschreibungsunterlagen Regelungen enthalten sind, bis zu welchem Termin allfällige Fragen beim Auftraggeber spätestens einlangen müssen, um noch beantwortet zu werden.

WICHTIG: Der Auftraggeber ist dazu verpflichtet, alle Bieter gleich zu behandeln. Erteilt er daher auf gestellte Fragen Antworten, so sind diese allen Bietern in gleicher Weise zur Verfügung zu stellen (ohne dass ein Rückschluss auf den die Fragen stellenden Bieter möglich ist).

 

2.3 Vergaberechtswidrige Ausschreibungsbestimmungen

 

Enthalten Ausschreibungsunterlagen (vergabe-)rechtswidrige Bestimmungen und nimmt der Auftraggeber keine Berichtigung vor, so kann ein Bieter die Ausschreibungsunterlagen mittels Nachprüfungsantrag bekämpfen. Dies ist allerdings nicht zeitlich unbegrenzt möglich. Für den „Bundesbereich“ sieht das BVergG dazu eine so genannte Präklusionsfrist vor, die in § 321 Abs 4 BVergG geregelt ist.

Grundsätzlich gilt, dass Ausschreibungsunterlagen bis 7 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist bekämpft werden können, wenn die Angebotsfrist mehr als 17 Tage beträgt. Wurden die Ausschreibungsunterlagen auf brieflichem Weg übermittelt, tritt die Verlängerung der Nachprüfungsfrist erst ein, wenn die Angebotsfrist mehr als 22 Tage beträgt.

WICHTIG: Sind die Ausschreibungsunterlagen nicht bekämpft worden, so sind diese verbindlich. Sowohl Auftraggeber als auch Bieter haben diese einzuhalten und zwar (grundsätzlich) auch dann, wenn diese an sich rechtswidrig sind.

 

2.4 Angebote haben den Ausschreibungsbestimmungen zu entsprechen

 

Die Angebote müssen vollständig sein und dürfen den Ausschreibungsunterlagen nicht widersprechen.

Beachten: Abweichungen von Ausschreibungsunterlagen sind nur im Rahmen von Alternativangeboten zulässig. Sehr häufig werden jedoch rechtliche und wirtschaftliche Alternativangebote ausgeschlossen. Damit ist nur eine Abweichung in technischer Hinsicht und nur im Rahmen der Vorgaben in den Ausschreibungsunterlagen möglich (beachten: Mindestanforderungen und Nachweis der Gleichwertigkeit der Leistung!). Geringfügige technische Abweichungen sind im Rahmen so genannter Abänderungsangebote zulässig, sofern diese nicht ausdrücklich ausgeschlossen sind (beachten: hier kann der Auftraggeber auch bei Zulässigkeit der Abänderungsangebote Einschränkungen etwa auf gewisse Positionen treffen).

 

2.5 Einhalten der Angebotsfrist

 

Angebote sind innerhalb der Angebotsfrist bei der in der Bekanntmachung bzw. in den Ausschreibungsunterlagen angegebenen Stelle in einem verschlossenen Kuvert einzureichen.

WICHTIG: Verspätet eingereichte Angebote werden nicht weiter berücksichtigt!

 

Download der Checklist-Angebotserstellung