Sie finden eine spannende Ausschreibung, Auftragsvolumen (oder Eignungskriterien) übersteigen jedoch Ihre Kapazitäten. Was nun?

So nutzen Sie Bekanntmachungen zu Ausschreibungen, um öffentliche Auftraggeber als Kunden zu gewinnen:

Bilden Sie Bietergemeinschaften

Eine Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer Unternehmer, die ein gemeinsames Angebot in einem Vergabeverfahren einreichen. Nicht nur wenn in einer Ausschreibung unterschiedliche Leistungen abgefragt werden und Ihr Unternehmen nur Teile davon bedienen kann, kann eine Bietergemeinschaft sinnvoll sein. Auch wenn Sie die Eignungskriterien – z.B. hinsichtlich Umsatz oder Referenzen – nicht erfüllen, können die fehlenden Teile durch andere Unternehmen im Rahmen einer Bietergemeinschaft erbracht werden.

Beachten Sie jedoch die etwaige Vorlaufzeit für das Eingehen einer solchen Gemeinschaft. Bereiten Sie daher Musterverträge für die Bietergemeinschaft vor und führen Sie Sondierungsgespräche mit möglichen Kooperationspartnern schon bevor Sie eine konkrete Ausschreibung im Auge haben. Spätestens wenn Sie eine interessante Vorinformation lesen, sollten Sie agieren.

Werden Sie Subunternehmer

Bekanntmachungen über einen vergebenen Auftrag sind nicht nur zur Beobachtung Ihrer Mitbewerber interessant, sondern können auch als Vertriebstool hilfreich sein. Kontaktieren Sie den Gewinner der Ausschreibung und bieten Sie sich als Subunternehmer an. Vor allem wenn Ihr Unternehmen Kostenvorteile oder eine besondere Expertise in einem Teil des Auftragsgegenstands besitzt, kann es für den Gewinner der Ausschreibung interessant sein, mit Ihnen zu kooperieren.

Achtung: Der Auftraggeber muss in den Ausschreibungsunterlagen angeben, ob nur Subunternehmen vom Bieter bekannt zu geben sind, die wesentliche Auftragsteile erbringen, oder alle. So kann es daher für eine konkrete Ausschreibung zu spät sein, wenn Sie sich erst nach der Auftragsvergabe mit dem Bieter in Verbindung setzen. Können Sie aber Ihre Leistungsfähigkeit gegenüber dem Bieter darlegen, wird er ggf. in der nächsten Ausschreibung auf Sie setzen.

Positionieren Sie sich für Direktvergaben

Öffentliche Aufträge mit niedrigen Auftragswerten werden in der Regel „direkt vergeben“. Hierzu fordert der Auftraggeber mehrere Unternehmen auf, ein Angebot zu legen. Um eines dieser aufgeforderten Unternehmen zu sein, gehen Sie am besten folgendermaßen vor:

• Überlegen Sie, welche Auftraggeber Ihre Leistungen bzw. Produkte am ehesten benötigen.
• Suchen Sie Ausschreibungen solcher Auftraggeber. Häufig sind diese direkt auf der Website des Auftraggebers verfügbar, ansonsten können Sie in den offiziellen Publikationsmedien oder bei Informationsdienstleistern wie www.infodienst-ausschreibungen.at suchen. Details zur Suche nach Ausschreibungen finden Sie auch in unserem Artikel „Wie komme ich an öffentliche Ausschreibungen?“.
• In der Ausschreibung finden Sie den Ansprechpartner für Ausschreibungen in der jeweiligen Vergabestelle. Häufig gibt es unterschiedliche Personen für die verschiedenen zu beschaffenden Leistungen, weshalb es sich empfiehlt, nach Ausschreibungen im gewünschten Produkt- bzw. Leistungsbereich zu recherchieren.
• Kontaktieren Sie die jeweiligen Ansprechpartner bzw. wenden Sie Ihre erprobte Sales-Strategie aus dem Business-to-Business-Bereich an. Öffentliche Einkäufer „ticken“ zwar häufig etwas anders und unterliegen anderen Rahmenbedingungen, haben aber in der Regel das gleiche Ziel wie Einkäufer privater Unternehmen: gute bzw. für Ihre Bedürfnisse passende Produkte und Leistungen (zu einem möglichst günstigen Preis) zu erwerben. Zeigen Sie, warum gerade Ihr Unternehmen für einen zukünftigen Auftrag infrage kommen soll – und Sie haben beste Chancen, bei Direktvergaben eingeladen zu werden.

Tipp: befindet sich der Ansprechpartner in einem aktuellen Vergabeverfahren, ist er für Ihr Anliegen möglicherweise gerade nicht sehr offen. Probieren Sie’s lieber etwas später wieder. Idealerweise legen Sie sich daher zuerst eine möglichst umfassende Liste bzw. Datenbank an Kontakten an und arbeiten diese etwas später ab. Wenn Sie Zugriff auf bereits abgelaufene Ausschreibungen haben, können Sie natürlich sofort loslegen.

Warten Sie ab

Ab 2013 wird es wieder einfacher, an Ausschreibungen teilzunehmen. Denn mit Jahresende läuft die Schwellenwerteverordnung ab, die Direktvergaben bis zu einem geschätzten Auftragswert von EUR 100.000 und das nicht offene Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung (im Falle von Bauaufträgen) bis zu einem Wert von unter EUR 1.000.000 ermöglicht.

Ab 1.1.2013 gilt:

Direktvergaben sind nur noch bei einem geschätzten Auftragswert in Höhe von unter EUR 50.000 möglich. (Weitere Informationen zu den Schwellenwerten finden Sie auch in unserem Artikel Änderungen im Bundesvergabegesetz (BVergG).

Kurzumfrage zu Kooperationen bei öffentlichen Aufträgen:

Leiden auch Sie unter hohen Auftragswerten? Wie gehen Sie damit um? Haben Sie Interesse an einer Kooperationsbörse?
Bitte geben Sie uns Ihr Feedback mittels folgender Umfrage. Herzlichen Dank!